Steeds meer administratie- en accountantskantoren zoeken naar manieren om hun processen te automatiseren en efficiënter te werken. Een geïntegreerd platform zoals Odoo kan daarin een enorme stap vooruit betekenen. Maar hoe zorg je dat je cliëntadministraties op een gestructureerde manier beschikbaar maakt voor je medewerkers en je cliënten?
Met het 3-stappenplan van dooIT kun je gecontroleerd starten, ervaring opdoen en uiteindelijk al je cliënten efficiënt in Odoo laten beheren door jouw kantoor team.
Stap 1: Start met 2 cliënt administraties (bouw ervaring op)
Door te beginnen met een beperkt aantal administraties met een deel van jouw team bouw je ervaring op met alle mogelijkheden van Odoo en ben je maximaal voorbereid op stap 2 (bouw van model administratie).
Hoe een boekhouding gevoerd moet worden is bij jou bekend, maar hoe je dat het meest efficiënt doet in Odoo sámen met je cliënt is wat we je willen laten ervaren. Liefst met twee (of meer afhankelijk van de grote van je team) cliëntadministraties die dagelijks/wekelijks geboekt kunnen worden.
=> Er zijn kantoren die willen starten met hun eigen administratie maar jouw kantoor heeft vaak veel meer wensen naast boekhouding vandaar onze advies inzake starten met cliëntadministraties.
Samen richten we een cliëntadministratie in, die we daarna dupliceren en hernoemen. Door een maand tot een (BTW) kwartaal met deze administraties te werken, ontdek je onder andere:
- Hoe je optimaal met je cliënt kan samenwerken via taken in chatter
- Hoe opvolging van werkzaamheden verloopt
- Hoe en waar jouw kantoor de inkoopfacturen ontvangt en welke stappen de cliënt mag doen en welke jouw kantoor (en met welke taak zodat je overzicht en inzicht behoud) en wat de optimale instellingen van het inkoopdagboek zijn
- Hoe makkelijk verkoopfacturen worden gemaakt en of je dit aan cliënten ter beschikking wilt stellen (of dat je de cliënt verkoopfacturen laten mailen naar het dagboek in hun Odoo cliënt administratie).
- Hoe je bij een nog te ontvangen bon/factuur in de bank een activiteit kan aanmaken voor jouw cliënt
- en meer...
- Heb je de mogelijkheden van multi company in combinatie met rekeningschema ervaren, ken je de voordelen van de Odoo archiveer functie.
- Of de Balans, Winst&Verlies rapportage aansluiten bij jouw kantoor wijze van adviseren naar cliënten
- Dashboard functies - zijn er rapportages waarmee jouw kantoor het verschil kan maken?
- Leer je hoe Odoo omgaat met de 99999 rekening en berekening van W&V op de Balans.
- Welke instellingen handig zijn voor jouw kantoor en je cliënt
- welke rechten en rollen er zijn, en welke handig zijn per type cliënt.
Deze stap is daarom cruciaal. Je leert Odoo kennen, en ontdekt hoe jouw cliënt administratie proces het beste in Odoo passen.
Stap 2: Bouw een modeldatabase
Wanneer jouw team voldoende ervaring heeft opgedaan, is het tijd voor het opzetten van een modeldatabase (ondertussen weet je waarom een Odoo administratie een database heet ;-). Een model-database fungeert als een blauwdruk voor al je toekomstige administraties. Hierin richt je alles zo optimaal mogelijk in, bijvoorbeeld:
- Standaard grootboekschema (RGS?)
- BTW-codes en instellingen
- Dagboeken (favoriet, de andere gearchiveerd)
- Koppel je jouw PKI overheid service certificaat voor automatisch deponering van BTW en ICP via Digipoort.
- Rapportages met juiste rubrieken
- Koppel je jouw scan en herken bundel (zodat deze automatisch over al je cliëntdatabases gaat lopen)
- Standaard en jouw specifieke kantoor taken en workflows
Door deze zaken één keer goed in te richten, voorkom je dat je bij elke nieuwe cliënt alles opnieuw moet configureren of na een x tal cliëntadministraties toch een extra rekening moet aanmaken over alle databases heen.
Het resultaat is een gestandaardiseerde basis die je eenvoudig dupliceert voor een nieuwe cliënt en die zorgt voor snelheid, consistentie en minder fouten.
Stap 3: Dupliceren en cliënten aanmaken
Wanneer je modeldatabase klaar is, kun je deze gebruiken om nieuwe cliëntadministraties razendsnel aan te maken.
Het proces wordt dan eenvoudig:
- Dupliceer de modeladministratie
- Maak de nieuwe cliënt aan
- Pas alleen cliëntspecifieke gegevens aan
Omdat de basis al staat, kun je veel sneller opschalen. Dit maakt het mogelijk om grote aantallen cliënten efficiënt over te zetten naar Odoo.
=> heb je meer dan 100 administraties dan kunnen we je eventueel helpen met een script die alle cliënt administraties op basis van een lijst met cliëntnamen geautomatiseerd aanmaakt op basis van jouw model.
=> De volgende stap: jouw eigen kantoor in Odoo
Wanneer je meerdere cliënten succesvol in Odoo hebt draaien, ontstaat vaak vanzelf de volgende stap: de eigen kantooradministratie ook in Odoo beheren.
Hiermee werk je volledig in één systeem voor:
- boekhouding
- taken (overzicht per cliënt wat nog te doen staat)
- urenregistratie en projectbeheer & facturatie
- documenten beheer inclusief digitaal tekenen van orders, documenten (WTFF)
- taken voor cliënten om gegevens aan te leveren
- website en nog veel meer..
Dit zorgt voor meer overzicht, betere samenwerking binnen je team en een veel efficiëntere manier van werken.
Conclusie
Het live brengen van cliëntadministraties in Odoo wordt met het 3 stappen plan van dooIT overzichtelijk en helder.
- Begin met een paar administraties en leer het systeem goed kennen
- Bouw een correcte modeldatabase
- Dupliceer en schaal op naar al je cliënten
Met deze aanpak leg je een solide basis voor jouw toekomstbestendige kantoor.
Bij dooIT zijn we gespecialiseerd in administratie- en accountancykantoren. Daardoor begrijpen we precies welke processen belangrijk zijn: van boekhouding en scan & herken tot workflowbeheer, rapportages en efficiënte cliëntsamenwerking. We kijken niet alleen naar de software, maar vooral naar hoe jouw kantoor slimmer en efficiënter kan werken.
Samen zorgen we ervoor dat:
- je cliëntadministraties gestructureerd live gaan in Odoo
- er een sterke modeldatabase wordt ingericht
- nieuwe cliënten snel en efficiënt kunnen worden toegevoegd
- jouw kantoor klaar is voor verdere groei en automatisering
Wil je ontdekken hoe Odoo jouw administratiekantoor kan helpen om efficiënter te werken en beter te schalen? Het team van dooIT denkt graag met je mee en begeleidt je stap voor stap in de implementatie.
Ontdek wat Odoo voor jouw bedrijf kan doen
Plan zelf een afspraak op een dag/tijdstip dat jouw het beste uitkomt, vraag een demo op maat aan of kom naar een van onze inspiratiesessies. Daar laten we je zien hoe Odoo jouw werk makkelijker, efficiënter en winstgevender maakt. Deelname is gratis. Inschrijven verplicht.